Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales

CINDAMER S.A. tiene en cuenta su condición de responsable del tratamiento de datos y se permite formular el presente texto con el fin de dar cumplimiento a la regulación vigente y definir el marco para la atención de consultas y reclamos acerca del tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, y demás normas complementarias.

 

El derecho al Hábeas Data de acuerdo con la ley es el que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada y con él se garantiza a todos los ciudadanos poder de decisión y control sobre su información personal, en este sentido, CINDAMER S.A. procede a definir y adoptar en éste documento, estas políticas debido a que para el desarrollo de su objeto social, continuamente recopila y trata datos personales.

La Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales que se presenta a continuación, es aplicada a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contienen información personal y son objeto de tratamiento por CINDAMER S.A., considerado como responsable y encargado del tratamiento de los datos personales.

Nombre:                               CINDAMER S.A.

Domicilio:                            Carrera 19 # 80 – 46 Bogotá D.C. – Colombia

NIT:                                       NIT. 860.524.760-9

Línea Telefónica:              +57 (1) 6112190

Horario de Atención:       De lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.

Página Web:                      www.cindamer.com.co

Correo Electrónico:         info@cindamer.com.co

Estas definiciones permiten la apropiada interpretación de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la protección de habeas data. Contribuyen a determinar las responsabilidades de los involucrados en el tratamiento de datos personales.

a. Dato personal: Información que puede asociarse a una o a varias personas naturales consideradas individualmente.

b. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son datos públicos, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos pueden estar contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y otros similares.

 c. Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

 d. Dato personal privado: Toda información personal que tiene un conocimiento restringido, y en principio privado para el público en general.

 e. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

 f. Dato sensible: Es el dato que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.

 g. Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

 h. Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

 i. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 j. Transferencia: Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

 k. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

 l. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 m. Oficial de protección de datos: Es la persona dentro de CINDAMER S.A., que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos del Comité de Seguridad de Información. El Comité de Seguridad de la Información designa al Oficial de Protección de Datos.

 n. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante el cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le son aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 o. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

 p. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.

En esta política, CINDAMER S.A. establece las pautas necesarias para proteger los Datos Personales de los Titulares, así como la finalidad de la recolección de información, los derechos de los Titulares, área responsable para la atención de peticiones quejas y reclamos, y los procedimientos que se deben agotar para conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir la información por parte de los titulares.

Las bases de datos de CINDAMER S.A. y su Política de Tratamiento de Datos Personales tienen como finalidad:

• El envío de información a sus trabajadores y familiares.
• El reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de los accionistas de LA EMPRESA.
• El fortalecimiento de las relaciones con sus consumidores y clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos (PQR’s) por parte del área de servicio al cliente, la evaluación de la calidad de su servicio al cliente y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
• Consolidar un suministro oportuno y de calidad con sus Proveedores, a través de la invitación a participar en procesos de selección, la evaluación del cumplimiento de sus obligaciones y la invitación a eventos organizados o patrocinados por LA EMPRESA, entre otros.
• La verificación de saldos de sus acreedores.
• La determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
• Mejorar, promocionar y desarrollar sus productos y los de sus compañías vinculadas a nivel mundial.
• Actividades de mercadeo, estadísticas, de investigación y demás propósitos comerciales que no contravengan la legislación vigente en Colombia.
• Entrega de incentivos por participación en estudios.
• La atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Eventualmente contactar, vía telefónica, correo electrónico, chat o SMS, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, sin que la enumeración signifique limitación, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores, para las finalidades antes mencionadas.

Y en lo referente al desarrollo del objeto social para:

• Establecer comunicación entre CINDAMER S.A. y los Titulares para cualquier propósito relacionado con supervisar la calidad del trabajo de colaboradores de LA EMPRESA.
• Convocar a sesiones de grupo y reclutamientos de algún cliente.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos o electrónicos – SMS o chat para invitarlo a participar en investigaciones de mercado (de carácter cualitativo y cuantitativo) de forma presencial, telefónica, On line (internet) por parte de los terceros autorizados a quienes se transmita la información.
• Contactar al Titular a través de medios telefónicos o electrónicos – SMS o chat para realizar confirmación de datos personales necesarios para el desarrollo de estudios de mercado por parte de los terceros autorizados a quienes se trasmita la información.
• Realizar transferencia y transmisión de datos a terceros dentro y fuera del país.
• Suministrar información de contacto a cualquier tercero con el cual CINDAMER tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de investigación de mercados para la ejecución de las mismas.
• Participar en estudios con perfiles muy especializados.
• En el caso de visitantes que no tienen participación en alguno de nuestros proyectos es exclusivamente con fines de seguridad, control y registro de ingreso a LA EMPRESA.

El presente documento aplica a todas las bases de datos personales que se encuentren en poder de CINDAMER S.A. incluidas las bases de datos que se hallen en poder de los Encargados del Tratamiento de Datos Personales y obren en nombre de CINDAMER S.A. con las limitaciones y restricciones que la propia Ley establece, siempre que no se trate de información pública.

CINDAMER S.A. aplica los siguientes principios específicos que constituyen la base a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales:

a. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento sólo puede ser realizado por personas autorizadas por el Titular y/o personas previstas por ley. Los datos personales, excepto aquellos de naturaleza pública, no pueden estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido a los Titulares o terceros autorizados.

b. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales, que no tengan la naturaleza de públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación en alguna de las labores que comprende el tratamiento; sólo pueden suministrar o comunicar los datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma. En consecuencia, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, la información personal, contable, técnica, comercial o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de las funciones diferentes a las registrales. Todas las personas que trabajan actualmente o sean vinculadas a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos, deben suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

c. Principio de Finalidad y Legalidad: El Tratamiento de datos personales que CINDAMER S.A. realiza, obedece a la finalidad legítima de acuerdo con la Constitución Política, las leyes 1581 de 2012, 1618 de 2013, 982 de 2005, los Decretos 1377 de 2013 y 2106 de 2013; y demás normas que las complementen, modifiquen o deroguen.

d. Principio de Libertad: CINDAMER S.A. puede tratar y ceder los datos personales que se encuentren almacenados en sus bases de datos, sin el previo consentimiento del titular, siempre que estos provengan de los registros públicos, o que, si bien no están contenidos en ellos, sean de naturaleza pública o se encuentran en bases de datos excluidas por la Ley (ejm. periodísticas, estadísticas y para la investigación). En los demás casos, esta entidad debe obtener el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular al momento de tratar sus datos personales.

e. Principio de Seguridad: CINDAMER S.A. como responsable y/o encargado del tratamiento de datos de carácter personal, proporciona las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

f. Principio de Transparencia: CINDAMER S.A. garantiza a las personas naturales titulares de datos personales, que pueden obtener en cualquier momento, de forma gratuita y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan y que se hallen almacenados en las bases de datos de la empresa, bajo los parámetros establecidos en el artículo 21 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

g. Principio de Veracidad o Calidad: CINDAMER S.A. garantiza que la información contenida en las bases de datos diferentes a las provenientes de los registros públicos, que estén sujetas a tratamiento; son veraces, completas, exactas, actualizadas, comprobables y comprensibles. La veracidad y calidad de los datos personales que hayan sido capturadas por medio de los registros públicos, es garantizada por cada uno de los titulares de la misma, y queda eximida CINDAMER S.A. de cualquier tipo de responsabilidad frente a su calidad.

El tratamiento que realiza CINDAMER S.A. es el de recolectar, almacenar, procesar, usar y transmitir o transferir (según corresponda) los datos personales, en atención estricta a los deberes de seguridad y confidencialidad ordenados por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, con las siguientes condiciones:

a. Datos Públicos: CINDAMER S.A. advierte que, trata sin previa autorización del Titular los datos personales de naturaleza pública y los contenidos en los registros públicos. Estos últimos, por tratarse de una función pública reglada y reconocida por la Ley. Sin embargo CINDAMER S.A. adopta las medidas necesarias que garantizan el cumplimiento de los principios y obligaciones contempladas en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que regulan esta materia a nuestro cargo.

b. Datos Sensibles: CINDAMER S.A. restringe el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y solicita consentimiento previo y expreso a los titulares (representantes legales, apoderados, causahabientes) a quienes informa sobre la finalidad exclusiva de su tratamiento. CINDAMER S.A. utiliza y trata datos catalogados como sensibles, cuando:

• El tratamiento es autorizado en forma expresa por el Titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.
• El Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deben otorgar la autorización.
• El Tratamiento se refiere a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• El Tratamiento tenga finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares o el dato este disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona Titular del dato o datos sensibles.

c. CINDAMER S.A. se compromete a:

• Informar al titular que, por tratarse de datos sensibles, se requiere obtener la autorización para su tratamiento.
• Informar al titular de forma explícita y previa, los requisitos generales de la autorización para la recolección de datos personales; cuáles de ellos son de carácter sensible, la finalidad del tratamiento y la obtención del consentimiento expreso.
• No condicionar ninguna actividad a que el titular suministre datos personales sensibles (salvo que exista una causa legal o contractual para hacerlo).

d. Salvedades de aplicación de CINDAMER S.A. respecto a datos sensibles:

• Cuando el Titular autoriza expresamente el Tratamiento.
• Cuando por Ley no sea requerida dicha autorización.
• Cuando el Tratamiento es necesario para salvaguardar el interés vital del Titular.
• Cuando el Tratamiento es necesario para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
• Cuando el Tratamiento obedece a una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, se deben suprimir las identidades de los Titulares.

CINDAMER S.A. clasifica sus Bases de Datos de la siguiente manera:

a. Bases de datos de Empleados: Son los datos tabulados de forma manual o automatizada que contienen información de las personas naturales vinculadas laboralmente a la empresa, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones legales y reglamentarias. En éstas se incorpora información privada, pública, datos sensibles y de menores. El tratamiento de los datos para fines diferentes a las obligaciones derivadas de la relación laboral requieren autorización previa del titular o su representante legal, según sea el caso. De manera específica, CINDAMER S.A. da tratamiento a los datos sensibles y de menores con autorización previa. CINDAMER S.A. realiza las acciones necesarias de autorización para tratar los datos de sus empleados, incluidos en bases de datos conformadas con anterioridad a la vigencia de la Ley 1581 de 2012.

b. Bases de datos de Contratistas y Proveedores: Son los datos tabulados de forma manual o automatizada que contienen información de las personas naturales y jurídicas con quienes se mantiene un vínculo contractual y comercial, cuyo tratamiento tiene como finalidad cumplir con las disposiciones estipuladas para la adquisición de bienes y servicios demandados por CINDAMER S.A. para su normal funcionamiento, cumplimiento y operación. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de dichas relaciones contractuales. El tratamiento de datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere la información y autorización previa del Titular.

 c. Bases de Datos de Clientes y Usuarios: Son los datos tabulados de forma manual o automatizada que contienen información de las personas naturales y jurídicas que mantienen un vínculo contractual y/o comercial u operativo para la ejecución y cumplimiento de las finalidades específicas de CINDAMER S.A. Esta base de datos contiene datos personales públicos, privados y sensibles, los cuales tienen como finalidad el desarrollo de relaciones contractuales o de mercadeo o verificación. El tratamiento de estos datos para fines diferentes al mantenimiento de la relación contractual, comercial o el cumplimiento de deberes de carácter legal, requiere la información previa de las finalidades del tratamiento y la autorización por parte del Titular.

Todo proceso que conlleve el tratamiento por parte de cualquier área de la empresa, sobre datos personales tanto de usuarios, proveedores, empleados y en general cualquier tercero con el cual CINDAMER S.A. sostenga relaciones comerciales, laborales o de otra índole, reconoce y garantiza a los titulares de los datos personales los siguientes derechos fundamentales los cuales se enuncian a continuación:

a. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente CINDAMER S.A. en su condición de responsable del Tratamiento.

b. Solicitar prueba de la existencia de la autorización otorgada a CINDAMER S.A. incluidos los casos de encuestas personales, telefónicas, chats, SMS y participación en sesiones de grupo, entrevistas en profundidad o reclutamientos, salvo aquellos en los que la Ley exceptúa la autorización.

c. Recibir información por parte CINDAMER S.A., previa solicitud, respecto al uso dado a sus datos personales.

d. Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.

e. Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Para CINDAMER S.A. los Datos Personales son propiedad de las personas a las que se refiere y solo ellas deciden sobre los mismos. Así mismo, LA EMPRESA hace uso de esta información solo para las finalidades debidamente autorizadas bajo la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

CINDAMER S.A., garantiza y exige a toda persona que interviene en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal privado y sensible, el secreto profesional, respecto de los mismos y al deber de guardarlos. Estas obligaciones subsisten aún después de finalizar sus relaciones contractuales con CINDAMER S.A. El incumplimiento del secreto se sanciona de conformidad con lo previsto en la legislación vigente.

a. Generalidades sobre Autorización: Cuando se trata de datos diferentes a los de naturaleza pública, definidos en el numeral 2 del artículo 3 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, CINDAMER S.A. solicita la autorización previa para el tratamiento de datos personales por cualquier medio que permita servir como prueba. Según el caso, dicha autorización puede ser parte de un documento más amplio como: contratos, documentos específicos tipo formatos, formularios, otrosí, etc. donde se informa mediante el mismo documento o uno adjunto la finalidad, tratamiento, los derechos que le asisten como titular, la página web, correo electrónico, dirección física y demás canales de comunicación por los cuales puede formular consultas y/o reclamos ante el responsable o encargado del tratamiento.

b. Medio y Manifestaciones para otorgar la Autorización: La autorización puede constar en un documento físico o electrónico, en el que sea posible la consulta del consentimiento de manera inequívoca, lo cual permite que sea posible su captura y almacenamiento en la base de datos. La solicitud de autorización es generada por CINDAMER S.A. y puesta a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales. En ningún caso CINDAMER S.A. asimilará el silencio del Titular a una conducta inequívoca.

c. Prueba de la Autorización: CINDAMER S.A. utiliza mecanismos que implementa y adopta las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se establecen archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin. Cualquiera que sea el mecanismo utilizado por LA EMPRESA, es necesario que la autorización se conserve para poder ser consultada con posterioridad.

 d. Casos en que no se requiere la autorización: La autorización del Titular no es necesaria cuando se trata de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Cuando se trate de datos de naturaleza pública debido a que éstos no son protegidos por el ámbito de aplicación de la norma.
• Eventos de urgencia médica o sanitaria debidamente comprobadas.
• En aquellos eventos donde la información sea autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos desagregados de la información personal.
• Cuando se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las Personas debido a que ésta información no es considerada como un dato de naturaleza privada.

e. Derecho de los Titulares

• Derecho de Acceso: CINDAMER S.A. garantiza el derecho de acceso conforme a la Ley 1581 de 2012, solo a los Titulares de datos privados que correspondan a personas naturales y jurídicas, previa acreditación de la identidad del titular, legitimidad, o personalidad de su representante.
• Derecho de Consulta: Los titulares de los datos personales pueden consultar la información de carácter personal que repose en cualquier base de datos de la empresa, así mismo establece las medidas de autenticación que permiten identificar de manera segura al titular de los datos personales que realiza la consulta o petición; éstas son tramitadas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informa al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual debe surtirse en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Derecho a Reclamar: El Titular de los datos personales privados que considere que la información contenida o almacenada en una base de datos no corresponde a la realidad, puede reclamar su derecho de corrección, actualización o supresión. Este mismo derecho le asiste cuando advierte el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes y principios contenidos en la normatividad sobre Protección de Datos Personales. En tal sentido, pueden presentar reclamación ante el Responsable o Encargado del tratamiento de la empresa. El reclamo lo puede presentar el titular, de acuerdo a lo señalado en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Derecho a la Rectificación y Actualización de Datos: CINDAMER S.A. se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del Titular, la información de carácter personal que corresponda a personas naturales, que resulte incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados. Lo anterior, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se rigen por la normativa especial.
• Derecho a la Supresión de Datos: El Titular de datos personales, tiene el derecho en todo momento, a solicitar a CINDAMER S.A., la supresión (eliminación) de sus datos personales, siempre y cuando, no se trate de datos contenidos en los registros públicos, los cuales se rigen por la normativa especial. Esta supresión implica la eliminación o borrado seguro, total o parcial, de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por la empresa. El derecho de supresión no es un derecho absoluto, y CINDAMER S.A. como responsable del tratamiento de datos personales, puede negar o limitar el ejercicio del mismo en los siguientes casos:

a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.

c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

f. Protección de Datos en los Contratos de Servicios y Laborales: CINDAMER S.A. incluye cláusulas con el fin de autorizar de manera previa y general el tratamiento de datos personales relacionados con la ejecución del contrato, lo que incluye la confidencialidad, autorización de recolectar, modificar o corregir, en momentos futuros, datos personales de Titulares. En los contratos de prestación de servicios externos, cuando del contratista se requieren datos personales, se incluyen cláusulas que precisan los fines y los tratamientos autorizados por CINDAMER S.A. y delimitan de manera precisa el uso que terceros pueden dar a aquellos, así como las obligaciones y deberes establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, así como las medidas de seguridad necesarias que garantizan en todo momento la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de carácter personal para su tratamiento. Por su parte, CINDAMER S.A. al momento de recibir datos de terceros y actuar como Encargado del tratamiento de datos de carácter personal, verifica que la finalidad, o finalidades, de los tratamientos autorizados por el titular o permitidos por causas legales y contractuales se encuentran vigentes y que el contenido de la finalidad se relaciona con la causa por la cual se va a recibir dicha información personal de parte del tercero, pues solo de este modo se faculta para recibir y tratar dichos datos personales.

g. Reglas Generales Aplicables

CINDAMER S.A. establece las siguientes reglas generales para la protección de datos personales y sensibles, como es el cuidado de bases de datos, ficheros electrónicos e información personal.

1. CINDAMER S.A. obtiene y utiliza los datos personales que en efecto se requieren en el desarrollo de su objeto, para cumplir con sus deberes legales y para atender en debida forma la relación con el titular de los datos; de forma tal que se evita solicitar información ajena a dichos propósitos. En NINGÚN caso cruza las respuestas de los estudios y encuestas, con los datos de los informantes. La información recolectada y la identidad de los informantes de las encuestas y estudios no pueden ser suministradas al cliente contratante y a ningún otro de acuerdo al código de ética de ESOMAR (European Society for Opinion and Marketing Research); al cual se ha acogido CINDAMER S.A. y a la ley de protección de datos, empleándose solo con fines estadísticos.
2. CINDAMER S.A. utiliza los datos personales conforme a las finalidades con las que tales datos son obtenidos.
3. Los datos personales corresponden a sus usuarios, colaboradores, proveedores, administradores, aliados y en general a los de aquellas personas naturales o jurídicas con las que CINDAMER S.A. se relaciona para el cumplimiento pleno de su objeto y obligaciones.
4. CINDAMER S.A. obtiene y utiliza datos personales siempre que se encuentre facultado para ello, porque la ley así lo dispone, porque ello se deriva de la naturaleza de la relación que tiene con el titular de los datos o porque el titular del dato la autoriza expresamente para el efecto. Para el caso del área de recursos humanos, se incluye la información referente a antecedentes comerciales, judiciales, referencias comerciales y familiares con otras compañías, referencias e historia laboral, administradora de riesgos laborales (ARL), empresa promotora de salud (EPS), libreta militar entre otros. El suministro de datos se da durante:

• La participación en nuestras encuestas (personales, Chats, SMS, telefónicas o por email)
• La participación en sesiones de grupo / reclutamientos / entrevistas en profundidad
• Su entrada a las instalaciones de CINDAMER S.A.
• Su registro en la página web de la empresa, para cualquiera que sea su solicitud (Recursos humanos o Área Comercial)
• Envío de correos electrónicos a cualquiera de nuestros funcionarios.

Los datos podrán ser suministrados explícitamente a la empresa mediante formatos de ingreso, recolectados personalmente a través de encuestadores, reclutadores, psicólogos, u obtenidos mediante consulta a terceros (Clientes) que administren bases de datos o recolecten en sus operaciones/ actividad o estrategias de mercadeo. Adicionalmente el ingreso a las instalaciones de la empresa, envío de correos y registro en la página web de la empresa solo se realiza si hay la aceptación de los Titulares de la presente Política de Privacidad y su autorización para los usos y tratamientos que aquí se describen.

5. Cuando se precisa autorización del titular para el tratamiento de sus datos personales:

• CINDAMER S.A. informa al titular sobre la finalidad de tal tratamiento y obtiene de él su consentimiento expreso e informado.
• La autorización se obtiene en forma previa al tratamiento de los datos personales y, en todo caso, a más tardar al momento de la recolección inicial de tal información.
• La autorización puede darse a través de los medios establecidos que permite su adecuada conservación, así como su consulta posterior.

6. CINDAMER S.A. implementa mecanismos que permiten tener a disposición de los titulares la información de sus datos personales, las finalidades para las que son tratados y el tratamiento que se da a los mismos.
7. En los eventos en que CINDAMER S.A. requiera utilizar datos personales para una finalidad distinta a la inicialmente informada a su titular y autorizada por éste o diferente a la señalada en la Ley o ajena a la naturaleza de la relación que lo vincula con la empresa, debe obtener del titular de los datos una nueva autorización. La empresa no tiene que solicitar una nueva autorización al titular cuando, conforme al ordenamiento jurídico, el nuevo uso sea razonablemente previsible por parte del titular del dato al momento de consentir en su utilización, en el marco de su relación con la entidad.
8. En el evento en que la información recopilada corresponde a Datos Sensibles, entendidos éstos como aquellos que afectan su intimidad o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, CINDAMER S.A. informa al titular de la misma acerca del carácter sensible de los datos que suministra y acerca de la posibilidad que tiene de suministrar o no dicha información.
9. CINDAMER S.A. vela porque los datos personales que se encuentran en sus archivos y bases de datos sean almacenados y administrados en razonables condiciones de seguridad y confidencialidad.
10. Son confidenciales los datos personales, excepto aquellos que tienen el carácter de públicos. La información clasificada como confidencial debe ser conocida y manejada exclusivamente por los colaboradores autorizados por CINDAMER S.A. para ello.
11. Es responsabilidad de todos los colaboradores de CINDAMER S.A. velar por la confidencialidad y seguridad de dicha información y velar porque los terceros que acceden a la misma (proveedores o contratistas) también se responsabilicen de ella.
12. El deber de reserva de los colaboradores frente a los datos personales a los que tengan acceso se extiende después de finalizada la actividad realizada por éstos en relación con el tratamiento.
13. CINDAMER S.A. informa a las autoridades competentes en los términos que señala la Ley las situaciones relevantes relativas a la administración de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de ella.
14. CINDAMER S.A. conserva los archivos o bases de datos que contienen datos personales por el período que la normatividad vigente lo exige o permite. Sin perjuicio de lo anterior, el período mínimo de conservación de los datos personales del titular corresponde al término de duración de su relación legal o contractual con ésta o a aquel que sea requerido para que CINDAMER S.A. cumpla con sus obligaciones o aquel necesario para que se puedan ejercer los derechos por parte del titular del dato en el marco de la naturaleza de la relación que los vincula.
15. CINDAMER S.A. registra en los términos de la normatividad vigente, las bases de datos que contienen datos personales objeto de tratamiento por su parte.
16. CINDAMER S.A. incorpora a sus procesos los mecanismos para que los titulares de datos personales que administra puedan conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus Datos Personales, así como para revocar la autorización que para su utilización tales titulares otorgan, siempre que con la revocación de la autorización no se vulnere un deber legal o contractual.
17. Los procedimientos previstos por CINDAMER S.A. prevén la divulgación de la presente política y de sus modificaciones en forma adecuada y oportuna.
18. Los procedimientos se ajustan de tal forma que las consultas o reclamos de los titulares se atiendan en forma clara, sencilla y oportuna, y en todo caso, en un término que no supera el previsto en la normatividad vigente. CINDAMER S.A. vela por la suficiencia y claridad de las respuestas a tales consultas o reclamos.
19. En los procedimientos internos CINDAMER S.A. adopta medidas de seguridad con el fin de: (i) evitar el daño, pérdida, alteración, hurto o destrucción de los datos personales, lo cual implica velar por la correcta operación de los procesos operativos y tecnológicos relacionados con esta materia; (ii) prevenir el uso, acceso o tratamiento no autorizado de los mismos, para lo cual se prevén niveles de acceso y circulación restringida de dicha información; (iii) incorporar los criterios de seguridad de los datos personales como parte integral de la adquisición, desarrollo y mantenimiento de los sistemas de información.
20. Es responsabilidad de la Administración y Gerencia la implementación de estas políticas.
21. INFORMACIÓN OBTENIDA EN FORMA PASIVA Cuando se accede o utilizan los servicios contenidos dentro de los sitios web de LA EMPRESA, ésta podrá recopilar información en forma pasiva a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente Datos Personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de CINDAMER S.A. tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de internet.

CINDAMER S.A. dispone los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos que permiten conservar prueba de las mismas:

• Comunicación telefónica: +57 (1) 6112190 de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m.
• Virtualmente por los siguientes medios: info@cindamer.com.co
• Sitio Web: www.cindamer.com.co

a. Responsables: CINDAMER S.A. designa como responsable del tratamiento de datos personales al área Administrativa, la cual recibe, procesa y canaliza las distintas solicitudes allegadas; las direcciona a la respectiva dependencia la cual procede a dar trámite a las solicitudes de los titulares, en los términos, plazos y condiciones establecido por la normatividad vigente, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación, actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

b. Encargados: CINDAMER S.A. como organización, y en los términos establecidos en la normatividad vigente, actúa como RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO de Datos Personales; y las distintas dependencias actúan como ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO de datos personales. CINDAMER S.A. distingue entre encargado interno y encargado externo. Los encargados internos son empleados o funcionarios de la empresa, mientras que los externos son personas naturales o jurídicas que tratan datos que la empresa les suministra para la realización de una tarea asignada (proveedores, consultores, etc.)

Esta Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales es vigente desde el primero (01) de enero de dos mil dieciocho (2018).

Las subsiguientes actualizaciones pueden modificar los términos y condiciones del presente documento como parte del esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen el contenido del mismo, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones o funciones. En los casos que esto ocurra se realiza su publicación en la sección: Políticas de Tratamiento y Protección de Datos en la página web: www.cindamer.com.co

 

Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante un período no superior a los 5 años. De ser necesario mantener sus datos por un tiempo superior se solicitará autorización expresa para tal fin.

 

OSCAR MARTINEZ MANCERA

Gerente Administrativo